Come presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati

Hai chiesto a un'azienda o a un ente di rispettare i tuoi diritti sui dati personali e la risposta non è arrivata, oppure non ti convince. In questi casi puoi rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali, l'autorità italiana in materia. Questo articolo spiega come si presenta un reclamo, in che cosa si distingue da una segnalazione e che cosa serve per farlo.

Ci basiamo soltanto su due pagine del Garante, citate in fondo all'articolo. Dove non dicono qualcosa, lo segnaliamo.

Prima di tutto: scrivere al titolare

Il Garante indica che ogni persona può tutelare i propri dati personali, in primo luogo, esercitando i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento (UE) 2016/679. Per farlo si presenta un'istanza al titolare del trattamento, senza particolari formalità: va bene una lettera raccomandata, un fax, una e-mail. Sul sito del Garante è disponibile anche un modulo utilizzabile per esercitare questi diritti.

L'istanza può riguardare dati specifici, categorie di dati, un particolare trattamento oppure tutti i dati personali che ti riguardano.

Il titolare deve darti un riscontro adeguato:

• senza ingiustificato ritardo e al più tardi entro 1 mese dal ricevimento;
• il termine può essere prorogato di 2 mesi, se necessario tenuto conto della complessità e del numero di richieste. In tal caso il titolare deve comunque avvisarti entro 1 mese dal ricevimento della richiesta.

Quando ci si può rivolgere al Garante

Secondo la pagina del Garante, puoi agire in due situazioni: se ritieni che il trattamento dei tuoi dati non sia conforme alle disposizioni vigenti, oppure se la risposta a un'istanza sui diritti degli articoli 15-22 non arriva nei tempi indicati o non è soddisfacente.

Le strade indicate sono due: l'autorità giudiziaria oppure il Garante. Nel secondo caso si usa il reclamo previsto dall'articolo 77 del Regolamento (UE) 2016/679.

Un dettaglio utile: il Garante precisa che il Regolamento europeo non prevede più il ricorso per far valere i diritti di accesso ai dati personali. Non è quindi più esperibile davanti al Garante a partire dal 25 maggio 2018.

Reclamo e segnalazione: le due strade

Il Garante descrive due strumenti di tutela diversi.

Il reclamo è un atto circostanziato con cui si rappresenta una violazione della disciplina sulla protezione dei dati personali (articolo 77 del Regolamento e articoli da 140-bis a 143 del Codice). Dopo il reclamo segue un'istruttoria preliminare ed eventualmente un procedimento amministrativo formale, che può portare ai provvedimenti previsti dall'articolo 58 del Regolamento. Contro la decisione del Garante è ammesso il ricorso giurisdizionale, ai sensi degli articoli 143 e 152 del Codice e dell'articolo 78 del Regolamento. La presentazione è gratuita.

La segnalazione può essere rivolta da chiunque, ai sensi dell'articolo 144 del Codice. Il Garante può valutarla anche ai fini dei provvedimenti dell'articolo 58 del Regolamento. Non sono previsti particolari vincoli di forma: l'importante è fornire tutti gli elementi utili a valutare l'illegittimità o illiceità del trattamento. Anche la segnalazione è gratuita.

Per alcuni temi particolari il Garante ha previsto una modulistica specifica o procedure telematiche apposite. La pagina cita revenge porn, telemarketing e cyberbullismo.

Come si presenta il reclamo

Il Garante indica che il reclamo può essere fatto pervenire con la modalità ritenuta più opportuna, tra queste:

• posta elettronica certificata all'indirizzo protocollo@pec.gpdp.it. La pagina precisa che questo indirizzo è configurato per ricevere soltanto comunicazioni provenienti da posta elettronica certificata;
• raccomandata A/R indirizzata al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia, 11 - 00187 Roma;
• consegna a mano presso gli uffici del Garante, in Piazza Venezia, 11, a Roma.

Il reclamo può essere sottoscritto direttamente da te oppure, per tuo conto, da un avvocato, un procuratore, un organismo, un'organizzazione o un'associazione senza scopo di lucro. In questi casi è necessaria una procura, da depositare presso il Garante insieme a tutta la documentazione utile alla valutazione del reclamo.

La firma

Il reclamo e l'eventuale procura devono essere sottoscritti in uno di questi modi:

• con firma autenticata;
• con firma digitale;
• con firma autografa. In questo caso devi allegare al reclamo una copia di un documento di riconoscimento in corso di validità.

Che cosa deve contenere

Il modello di reclamo pubblicato dal Garante, disponibile in formato .docx e .pdf, indica gli elementi che devono essere forniti necessariamente nella parte in cui si espone la questione:

1. una dichiarazione sul fatto che la Repubblica italiana è lo Stato membro in cui risiedi abitualmente, lavori oppure in cui si è verificata la presunta violazione;
2. gli estremi identificativi del titolare del trattamento, cioè la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che determina le finalità e i mezzi del trattamento e che avrebbe commesso la violazione;
3. gli estremi del responsabile del trattamento, se lo conosci;
4. un'indicazione, per quanto possibile dettagliata, dei fatti e delle circostanze su cui si fonda il reclamo, comprese le eventuali richieste già rivolte al titolare;
5. le disposizioni del Regolamento e del Codice che ritieni violate, specificando se hai già esercitato i diritti degli articoli da 15 a 22, e le misure che chiedi.

Nel modello compaiono anche i tuoi dati anagrafici, uno o più recapiti per le comunicazioni, l'elenco dei documenti allegati, la data e la firma. Il modello ricorda inoltre che chi dichiara il falso in un procedimento davanti al Garante ne risponde ai sensi dell'articolo 168 del Codice.

Che cosa puoi chiedere al Garante

Nel modello, la richiesta al Garante è formulata come richiesta di assumere ogni opportuno provvedimento nei confronti del titolare e, in particolare, di:

• rivolgere avvertimenti o ammonimenti sul fatto che i trattamenti possono verosimilmente violare, o abbiano violato, le disposizioni vigenti;
• ingiungere al titolare di soddisfare le richieste di esercizio dei diritti degli articoli da 15 a 22 e di conformare i trattamenti alle disposizioni vigenti;
• imporre una limitazione provvisoria o definitiva al trattamento, incluso il divieto di trattamento.

Queste sono le richieste previste dal modello: è il Garante a decidere come intervenire.

Che cosa le fonti non dicono

Le due pagine che abbiamo letto non indicano i tempi con cui il Garante esamina un reclamo, né quale esito aspettarsi. Per questo non diamo alcuna stima: per dubbi e domande la scheda del Garante suggerisce di contattare il suo Urp.

Prima di scrivere: capire dove sono i tuoi dati

Per sapere a chi indirizzare un'istanza, devi sapere chi tratta i tuoi dati. L'analisi gratuita di Remove Me, senza bisogno di creare un account, cerca nei risultati web visibili pubblicamente, nei data breach pubblici noti (tramite Have I Been Pwned) e in un registro di data broker. Il report si sblocca con un codice a 6 cifre inviato per e-mail.

Remove Me non invia ancora richieste di cancellazione per conto tuo: i passaggi descritti sopra restano a tuo carico.

In sintesi

• Scrivi prima al titolare del trattamento, senza particolari formalità.
• Se la risposta non arriva nei tempi o non ti soddisfa, puoi rivolgerti al Garante con un reclamo.
• Invialo per PEC, raccomandata A/R o consegna a mano, firmato e con gli elementi richiesti dal modello.
• Il reclamo è gratuito; la segnalazione non richiede una forma particolare.

Il team Remove Me